7 ideas para pasar menos tiempo escribiendo emails

¿Cuántos mensajes de Email escribes al día? Y de media, ¿cuánto tiempo te lleva cada uno? Multiplica ahora las dos cifras y observa el número resultante (!). Al cabo del año nos pasamos decenas o cientos de miles de minutos escribiendo emails, pero casi nunca nos planteamos esto: «¿qué puedo hacer para que me lleve menos?» No es una cuestión que planteamos los raritos de la productividad; aquí hay mucho que ganar.

Esto de mejorar al escribir emails tiene que ver mucho con una regla de oro que yo recomiendo a todas las personas que buscar mejorar como profesionales: «reduce y optimiza todas las cosas que repites cada día». Porque te llevará menos tiempo (lo reinvertirás en cosas más relevantes), porque lo harás con menos esfuerzo (lo reinvertirás en crear cosas grandes). Y esto de economizar tiempo y energía tiene un nombre: Eficiencia.

"No quiero pasarme media vida en el Email. Y mucho menos pasármela escribiendo emails."

Hay muchas fórmulas para reducir el tiempo al escribir emails, y cada cual tiene su manual. Así que me he puesto a rebuscar entre mi almacén de ideas para elaborar una recopilación con mis siete favoritas. Siempre tratando de darte fórmulas reales y prácticas que te ayuden a hacerlo un poco mejor cada día.

Aprende o mejora tu mecanografía

Nos pasamos una buena parte de nuestra vida tecleando, y por cierto no sólo en el Email. Y a pesar de ello, no son tantas las personas que ven la utilidad de mejorar su velocidad a la hora de teclear. Cuando tenía 18 años (por tanto hace ya muchas lunas), asistí a un curso en una academia donde alcancé una buena velocidad al teclear. Con el paso de los años no sólo he podido mantener mis pulsaciones por minuto sino que las he mejorado. Ello me ha valido para ganar tiempo de vida e invertirlo de otro modo.

En Internet hay servicios/aplicaciones gratuitas que te permiten practicar y medir tus avances. Lo puedes hacer además aprovechando los muchos rincones del día y huecos que tienes a lo largo de la semana. Es toda una inversión en Eficiencia.

Utiliza plantillas o texto automático

En el Email, una y otra vez solemos escribir las mismas cosas: saludos, despedidas, procedimientos, datos o números de contacto, referencias, fórmulas formales, datos personales, requerimientos… Son cosas que una y otra vez, una y otra vez, escribimos “de cero”, perdiendo una enorme cantidad de tiempo.

Puedes tener preparadas múltiples plantillas para responder más rápidamente a las situaciones o mensajes que más se repiten en tu caso, y así evitar esas repeticiones innecesarias.

Una alternativa (o incluso un complemento) a las plantillas son los fenomenales expandidores o aplicaciones de texto automático. Mediante abreviaturas y códigos personalizados puedes pegar automáticamente textos más o menos largos, y ahorrar una barbaridad en tiempo de tecleo.

Si entre plantillas y expandidores puedes reducir el 10 ó 15% de la escritura de un mensaje, ¿por qué no hacerlo? Hay muchas personas que esto lo consideran excesivo, y casi una “frikada”. Yo me río e invierto el tiempo que gano en tomarme un helado o pasear por la playa.

Piensa ANTES de escribir

Cuando no piensas lo que vas a escribir generalmente terminas por dar más rodeos, datos y detalles de los necesarios. Invertir 10 segundos antes de aporrear el teclado te permite fijar mentalmente las principales ideas del email, y ello te lleva a una cosa buenísima en la vida profesional: sintetizar.

Parar unos segundos antes de teclear parece un contrasentido, y cabría pensar que así se pierde más tiempo. No es así. Porque luego lo ganas en capacidad de síntesis, concreción, sencillez y brevedad. Siempre, siempre, siempre piensa antes de decir algo a otros. También por Email.

Pon lo principal en la primera línea

Esta es una idea que a mí personalmente me apasiona: cuando vas al grano, poniendo (literalmente) en la primera línea lo que quieres pedir, comunicar o encargar, luego ya te quedan menos razones para explayarte. Y al revés, si empiezas con introducción, dando rodeos tipo “planteamiento-nudo-desenlace”, terminarás por escribir más párrafos de lo que necesitabas.

Sé directo y ve al grano. Pero ya desde la primera línea de tus mensajes. Verás cómo, además de comunicar más claramente, tus emails terminarán por ser mucho más breves y concisos.

Reduce el espacio para escribir

Esta fue una idea que publiqué aquí hace un par de años (¡cómo pasa el tiempo!), y que me consta que varios de vosotros utilizáis. Yo la utilizo de vez en cuando, ya que también echo mano de otros de los recursos de esta recopilación.

La ventana para componer un nuevo mensaje suele ser grande y a veces ocupa toda la pantalla. Eso es una invitación a llenar el espacio en blanco con texto y más texto. Pero, ¿qué pasaría si la ventana fuera mucho más reducida? Tal vez un poco más grande que la caja que tienes para tuitear, por ejemplo. Que te obligarías a ti mismo a escribir menos. Tal vez mucho menos. Prueba el experimento, porque funciona :-)

Utiliza listas o guiones para tus ideas

A lo largo de los años, he intercambiado bastantes correos con muchos de vosotros. Y seguro que en algún mensaje os habrá llamado la atención mi forma de escribir con guiones, formando listas de viñetas. En lugar de escribir en plan párrafo (que sería lo normal), lo hago mediante frases más directas y breves, encabezadas por un guión (—).

Aunque no siempre escribo con este recurso, esto me permite dos cosas buenísimas: 1) dejar más claro y limpio lo que quiero decir o pedir; 2) escribir menos que si me pongo a componer con párrafos formales. (Sobre todo echo mano de este recurso cuando hay varias cosas que quiero contar, e intuyo que me puede salir un email largo.)

Elimina distracciones

Gestionar el Email o escribir emails es algo tan serio como cualquier otra tarea de tu lista. Si ante de una tarea normal eliminas distracciones, ¿por qué no hacer lo mismo al escribir emails?

Si yo me pongo a escribir y responder mensajes, y cada dos por tres me distraigo y salto a mi Whatsapp o cualquier app de mi móvil, o al navegador y sus pestañas, o a la aplicación de música, o a cualquier otra distracción permitida por mí, cada email que escriba durará el doble o más de lo que debería. Perderé un tiempo que podría ahorrar. Y, créeme, perdemos mucho tiempo en el Email porque no estamos centrados en ello.

Menos distracciones al hacer cualquier cosa, implica más foco, más intensidad y más ritmo. Esto es, más Eficiencia. Justo lo que estamos buscando al componer mensajes.

Bonus: ¿Seguro que tienes que escribirlo?

La manera más rápida de escribir un email es no escribirlo. Un mensaje de correo no siempre es la mejor idea o la solución para todo. Antes de escribirlo, pregúntate si de verdad es necesario, o si no hay otra alternativa más conveniente, ágil o útil.

Para ir cerrando ya…

No creo que nadie haya venido a este mundo diciendo: «Mi verdadera vocación, lo que a mí me gusta de verdad, es escribir emails». Reduce el tiempo que te llevan tus mensajes y lo podrás invertir, por ejemplo, en leer un libro, estar con tu familia o concentrarte en una tarea clave. Con esas cosas, sí que puedes disfrutar de verdad.

— Berto Pena