Sempre achei o email um fardo e, seguramente, mais de metade do que recebo é lixo. Aliás, já há alguns anos escrevi um artigo para o blog da HubSpot sobre a utilização do email. Foram os meus 15 minutos de fama. Em Portugal, recebemos muitos likes, mas pouco feedback. Lá fora, tive o prazer de receber muitas dicas e soluções para gerir melhor o email.

O QUE FUNCIONOU:

Parar de ver o email como algo separado do “trabalho real” 📧🔗

No mundo da informação, o email é trabalho real. Decidi conscientemente parar de ver o email como algo que me afastava do trabalho importante e comecei a vê-lo como parte da construção de relações — algo realmente importante para mim. Depois de mudar esta mentalidade, tornou-se mais fácil arranjar tempo para o email.

Parar de usar o email para gerir a minha lista de tarefas 📝📬

Eu costumava deixar mensagens importantes marcadas como não lidas para me lembrar de voltar a elas mais tarde (mas depois eram enterradas por novas mensagens rapidamente) e enviava listas de tarefas para mim mesmo por email. Após várias apps, finalmente optei pela lista de tarefas em papel.

Parar de permitir dias com reuniões consecutivas 📅🕒

Eu costumava deixar o meu calendário cheio de reuniões; no final do dia, voltava para uma caixa de entrada cheia de centenas de mensagens não lidas e um sentimento de desespero. Agora, marco reuniões de 30 minutos ou 1 hora em horários aleatórios ao longo da semana, para que sempre tenha horas “livres” por dia.

Aceitar que um cérebro humano não resolve um problema criado pela tecnologia 🤖🧠

Sentia-me mal — muito mal — quando emails importantes se perdiam na muralha impenetrável de quase spam que invadia a minha caixa de entrada todos os dias. (Não, eu não acho que a HBR deva publicar um artigo sobre a start-up que vende uma sanita para gatos, mas obrigado, Sra. Publicitária, por sugeri-lo — três vezes.) Finalmente aceitei que este era um problema tecnológico que requeria uma solução tecnológica. Aqui passei a usar o sistema GTD e quase tudo vai para arquivo, ou someday e deixa de estar no inbox.

Usar mais o tablet/telemóvel (esta é a “meia” tática) 📱📝

Embora a maioria dos conselhos publicados que li sobre gerir emails me tenha instado a evitar depender do iPad/telemóvel, descobri que ele ajuda a elaborar respostas rápidas e diretas (caso não tenha notado ainda, tenho uma tendência para ser verboso). E como a assinatura diz “enviado do meu telefone”, as pessoas não se ofendem tanto com a brevidade.

O QUE NÃO FUNCIONOU:

Verificar o email apenas em determinados horários do dia ⏰🚫

Esta tática frequentemente sugerida nunca funcionou para mim. Quando tentei, acabei a ler e responder emails fora de tempo.

Uso estratégico de mensagens fora do escritório 📤🏖️

Tentei colocar uma resposta automática se houvesse um dia em que estivesse realmente cheio de reuniões ou quando estava simplesmente soterrado em trabalho.

Manter os emails incrivelmente curtos ✉️🔍

Uma coisa é ser conciso; outra é omitir tanto a saudação quanto a despedida — e a pontuação. Como editor, enviar esse tipo de emails (“parece ótimo obrigado”) incomodava-me a nível pessoal. Será que realmente não tinha tempo para dizer “Olá, Professor Fitz-Herbert” ou inserir uma vírgula? Mesmo? Esses emails super curtos faziam-me sentir mal. Também acho que me faziam soar como um idiota.

Aspirar a atingir o Inbox Zero 🚀📭

Acho que olharemos para a breve mania do Inbox Zero da mesma forma que agora olhamos para a mania dos aeróbicos dos anos 80: evidência de um desejo louco e, em última análise, distorcido de perfeição. As caixas de entrada não são feitas para estar a zero mais do que as coxas das mulheres são feitas para parecer tubos de alumínio. Agora, tento manter as mensagens não lidas na minha caixa de entrada nos dígitos duplos. Quando começam a aumentar, suspiro, chego ao trabalho um pouco mais cedo e ataco-as até estarem sob controlo.

Seguir a regra de “só tratar uma vez” 📜🔄

Esta é realmente difícil para a maioria. Às vezes, até responder uma simples pergunta de sim ou não significa pedir a opinião de outras pessoas, fazer leituras de fundo ou conduzir um pouco de pesquisa. Costumo fazer essas chamadas de julgamento de forma bastante eficiente — caso contrário, não seria bom no meu trabalho.

Criar sistemas elaborados de pastas 📁🗂️

Como pode uma pessoa que mal tem tempo para ler o seu email ter tempo para o organizar? É para isso que serve a caixa de pesquisa.

Se tiver alguma contribuição que ache positiva, envie para o meu email. 📧 jose@adso.pt

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